No tinc temps

Tots coneixem persones per a qui sembla que el dia tingui més de 24 hores per la quantitat de coses que poden arribar a fer al llarg de la jornada. Però el dia té les mateixes hores per a tothom, la diferència està en la gestió que cadascú fa del seu temps. Un d’aquests casos és el de l’enginyer, conferenciant, escriptor i coach Félix Torán. Treballa a l’Agència Espacial Europea, fa 15 anys que es dedica al creixement personal i ha publicat vuit llibres. En les seves conferències sempre hi havia algú que li preguntava com s’ho feia per arribar a tot. I ha escrit un llibre per explicar-ho: Sigues l’amo del teu temps (La Butxaca). La clau és saber separar el que és important del que no ho és. “Si ho fem, potser farem menys coses, però seran les que tenen prioritat”, diu Torán. La concentració és un altre pilar. El temps verdader és el present. “Ens passem gran part del dia en el fals temps (el passat i el futur) i oblidem connectar amb el present i amb el que estem fent”, alerta Torán. És el que es coneix ara com a mindfulness o atenció plena, és a dir, prestar atenció de manera conscient a l’experiència del moment.

Horaris flexibles

Una altra qüestió és que passem moltes hores a la feina i no totes són productives. Encara preval la cultura del presentisme. Com més hores siguem al lloc de treball, més ben considerats estem, quan això no vol dir rendir més. A més, els horaris poc europeus que tenim dificulten la conciliació amb la vida personal i familiar. Una solució és implantar horaris flexibles. Una altra possibilitat, apunta Torán, és acumular hores i canviar-les per dies lliures: “Es rendeix més i la gent és més feliç”, conclou.

ELS LLADRES DEL TEMPS

Ho faré després

El pitjor lladre del temps -mals costums que ens roben temps- és, segons Félix Torán, la procrastinació. És a dir, deixar per més endavant el que pots fer ara. “No s’ha de confondre amb substituir una cosa per una altra més important. Procrastinar és deixar de fer el que és important per fer alguna cosa plaent”. Segons Torán, darrere hi ha la por a no ser capaç d’afrontar una tasca. Cal treballar amb objectius de temps clars: “No és vàlid dir «Pintaré la casa». També és necessari dir quan”. Així ens comprometrem a complir-ho.

TÈCNIQUES PER MILLORAR LA GESTIÓ DEL TEMPS

Internet i el mòbil

Avui tenim accés a internet 24 hores al dia. Però l’excés d’informació pot generar també estrès.

Xarxes socials

El correu electrònic, Twitter o Facebook ens poden fer perdre molt de temps. No es tracta de no fer-los servir però sí de limitar-ne l’ús.

Rescata’m!

Hi ha aplicacions, com Rescue Time, que es poden instal·lar en els dispositius mòbils i monitoritzen el temps que perdem a les xarxes socials, consultant el mail o en aplicacions, i al final del dia t’informen de les hores que hi has dedicat.

Planificar i fer llistes

Per treure el màxim rendiment del nostre temps, el primer que cal fer és planificar-lo i una agenda és imprescindible per organitzar-se. Els dispositius mòbils permeten portar-la sempre a sobre i actualitzar-la en qualsevol moment.

Llista de tasques

És recomanable agafar el costum de fer una llista de feines per fer i cal assignar-hi una data límit i un nivell de prioritat. Al final de la jornada, podem avaluar si hem assolit els objectius.

Calendari

Podem planificar a llarg termini amb un calendari anual on anotem els principals esdeveniments. Només hi hem de posar el més destacat, cosa que ens obligarà a identificar el que realment és important, que és la clau de la gestió del temps.

Les interrupcions

Les interrupcions són un perillós lladre del temps. Just quan havíem aconseguit concentrar-nos en una tasca, apareix algú, sona el telèfon o truquen a la porta i ens desconcentren. La millor tècnica per evitar-ho és demanar directament que no ens molestin. Les reunions també roben molt de temps i s’aconsella acordar prèviament una durada màxima i fer-les només si és estrictament necessari -segur que no es pot resoldre amb una trucada?-, ja que sovint es tradueixen “en un malbaratament de diners i recursos”.

Gestionar el correu

Hi ha coses que fem cada dia. L’expert en creixement personal Félix Torán recomana assignar uns dies i unes hores concretes als processos que hem de repetir sovint, des de menjar a consultar el correu, per crear així costums més fàcilment. Posa l’exemple del correu electrònic. No aconsella llegir els e-mails a mesura que van arribant, ja que s’acabaria convertint en un lladre de temps. Una bona tècnica és reservar tres intervals de temps, distribuïts al llarg del dia (15 minuts al començament del dia, mitja hora després d’esmorzar i 15 minuts al final del dia, per exemple) per consultar el correu electrònic. “La clau és separar el que és important del que no. No cal respondre tots els e-mails”, assegura Félix Torán.

El desordre

Si quan necessitem una cosa no la trobem, perdem temps i energia buscant-la. Per això, tot i que no ho sembli, el desordre és un lladre del temps. “Adquirir el costum de l’ordre augmenta el valor del nostre temps”, diu Torán. I, a més, “un escriptori desendreçat transmet desordre a la nostra ment”, afegeix aquest autor, que aconsella tenir sobre la taula només un únic document, el que necessitem per treballar en aquell moment. I això també s’aplica a l’escriptori virtual. Cal limitar el nombre de finestres que tenim obertes simultàniament.

Saber delegar

Saber delegar defineix un bon líder i no tothom ho sap fer. Si volem encarregar-nos personalment de totes les feines arribarà un moment en què ens saturarem, ens estressarem i no podrem avançar més. És llavors quan hem de considerar delegar i confiar tasques als altres. Cal seleccionar les persones correctes a l’hora de delegar. “Assegura’t que delegues una feina a una persona amb la competència necessària i que, a més, tingui motivació per fer-la”. Així no li hauràs “d’estar a sobre controlant tot el que fa”, explica Torán. Si l’objectiu és guanyar temps, quan es delega, s’ha d’evitar controlar contínuament què fa l’altra persona i com ho fa. L’altra persona t’ha d’informar sobre el progrés de la feina i, si hi ha algun imprevist, informar-te’n.

Algunes idees per aprofitar millor les hores

Fer tasques en paral·lel

Quan les tasques no depenen l’una de l’altra, es poden fer en paral·lel. Això no vol dir fer feina múltiple sinó que mentre t’ocupes d’una cosa ja has fet prèviament les gestions perquè d’altres avancin. Així no has d’esperar a acabar una tasca per començar-ne una altra.

Simplificar és fàcil

Preguntem-nos si el que estem fent és necessari. Si no és així, valorem la possibilitat d’eliminar-ho i dedicar-nos al que sí que és realment important.

Matinar i ser puntual

Fer algunes coses en moments diferents dels que ho fan els altres ajuda a fer més coses en menys estona i amb menys desgast d’energia. Entrar a treballar més d’hora, per exemple, ens estalviarà moltes interrupcions. I s’aconsella no acceptar feines que sapiguem amb certesa que no podrem realitzar, ja que acabar la feina i lliurar-la en els terminis acordats és una mostra d’eficiència i genera confiança.

No acceptar cites imprevistes

“Ningú no té dret a prendre decisions sobre la teva agenda sense consultar-t’ho abans”, diu Torán.

Classificar segons la urgència

És essencial organitzar les cites i les tasques en funció de la urgència i de la seva importància i programar primer les que tenen prioritat. Als forats que et quedin, pots avançar les tasques que no siguin urgents però sí importants. Les urgents però no importants intenta delegar-les.

Dedicar-se temps

Gestionar eficaçment el temps no vol dir que no puguis descansar. De fet, tenir temps d’oci, fer esport o reservar un espai a nosaltres mateixos o a les nostres aficions és bàsic. “Descansar i treballar són dues cares d’una mateixa moneda”, explica Félix Torán. Si estem bé, rendirem més. Aquest escriptor i coach també recomana trobar espais de silenci i dedicar un temps a la meditació. Argumenta que ens ajudarà a reduir l’estrès i el nerviosisme, a guanyar concentració, a eliminar distraccions i a sentir-nos amb més energia. Amb quinze minuts al dia, si es practica de manera regular, és suficient. I val la pena recordar que dormir un nombre suficient d’hores cada dia és indispensable perquè cos i ment funcionin correctament

(LARA BONILLA):  Actualitzada el 18/10/2013 00:00

Aquesta entrada ha esta publicada en pindoles. Afegeix a les adreces d'interès l'enllaç permanent.

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s